ANNONCE
Når en virksomhed skal planlægge et større arrangement, kommer de konkrete spørgsmål hurtigt på bordet. Hvor skal det holdes? Skal der være middag? Hvilken scene skal bruges? Hvem skal på programmet, og hvor mange deltagere kan der være i lokalet?
Det er naturlige spørgsmål, men de er sjældent de vigtigste at begynde med.
Før venue, menu og underholdning giver mening, bør virksomheden kunne svare på noget langt mere grundlæggende: Hvad skal deltagerne gå derfra med?
Et event kan have mange formål. Det kan samle medarbejdere om en ny strategi, introducere et produkt, styrke relationen til kunder eller skabe et fagligt rum, hvor mennesker faktisk får ny viden og nye kontakter. Hvis formålet er uklart, risikerer selv et visuelt imponerende arrangement at blive en række programpunkter uden tydelig retning.
Det gode event begynder derfor ikke nødvendigvis med en idé til scenografien. Det begynder med at definere, hvad der skal flyttes hos deltagerne.
En flot ramme kan ikke redde et uklart formål
Venue betyder noget. Lokalet påvirker stemningen, logistikken og den måde, deltagerne bevæger sig på. Men en flot ramme kan ikke i sig selv skabe et godt arrangement.
Hvis en virksomhed eksempelvis vil have medarbejderne til at forstå en ny strategi, skal programmet give plads til mere end en ledelsespræsentation og en middag bagefter. Deltagerne skal måske arbejde med konkrete cases, stille spørgsmål eller diskutere, hvad strategien betyder i deres egen del af organisationen.
Hvis målet derimod er at styrke en kunderelation, kan samtaler, værtskab og tid til netværk være vigtigere end et tæt pakket fagligt program.
Det er den slags forskelle, der gør målsætningen så afgørende.
Når formålet er klart, bliver mange af de efterfølgende valg lettere. Man kan bedre vurdere, om arrangementet skal være stort eller mindre, formelt eller afslappet, koncentreret om én scene eller opdelt i flere formater.
Det bliver også lettere at sortere idéer fra.
Et spektakulært indslag kan være fristende, men hvis det ikke understøtter arrangementets formål, kan det lige så let forstyrre som forbedre helheden. Det samme gælder workshops, oplæg og sociale aktiviteter. De bør ikke være med, fordi “det plejer man”, men fordi de bidrager til den oplevelse eller adfærd, virksomheden gerne vil skabe.
Fra mål til format: Når idéen skal omsættes til en rigtig event
Når målet er på plads, begynder arbejdet med at omsætte det til et format.
Her kan et eventbureau København som Event Republic blandt andet arbejde med research, konceptudvikling, projektledelse og eksekvering. Pointen er ikke bare at finde på noget kreativt, men at få idé, indhold og logistik til at pege i samme retning.
Et kickoff, en konference og et kundearrangement kan godt have samme antal deltagere og alligevel kræve tre vidt forskellige løsninger.
Et kickoff kan have brug for høj energi og tydelig intern kommunikation. En konference kan kræve faglig struktur, flere spor og gode overgange mellem oplæg. Et kundeevent kan i højere grad handle om relationer, brandoplevelse og tid til samtaler.
Formatet bør følge målet.
Det gælder også valget mellem fysiske og digitale elementer. Nogle arrangementer fungerer bedst med alle samlet i samme rum. Andre kan have fordel af hybride eller virtuelle dele, hvis målgruppen er geografisk spredt, eller hvis bestemte indholdselementer egner sig bedre digitalt.
Samtidig skal projektet fungere i praksis.
Deadlines, leverandører, teknik, programændringer og risici skal håndteres, mens den overordnede idé bevares. Det er ofte her, et arrangement bevæger sig fra en god PowerPoint-idé til noget, der faktisk kan gennemføres uden at miste retningen undervejs.
Den vigtigste test er ikke, om alle programpunkter kom med. Det er, om hvert element hjælper arrangementet med at nå det mål, der blev sat fra starten.
Efter sidste gæst er gået, bør der stadig være noget at måle på
Når scenelyset slukkes, og den sidste gæst går hjem, kan det være fristende at vurdere arrangementet på stemningen.
Var der god energi? Virkede folk glade? Blev middagen en succes?
Det er værdifulde observationer, men de fortæller ikke nødvendigvis, om eventet nåede sit egentlige formål.
Hvis målet var at kommunikere en ny strategi, er det relevant at undersøge, om medarbejderne faktisk forstod hovedbudskabet. Hvis arrangementet skulle styrke kunderelationer, kan man se på feedback, opfølgning og deltagernes oplevelse. Hvis det var en konference, kan det være interessant at vide, hvilke oplæg eller formater der gav mest udbytte.
Evalueringen bliver dermed en forlængelse af den oprindelige målsætning.
Det betyder ikke, at alt skal reduceres til et regneark. Nogle effekter er kvalitative og viser sig først senere. Men hvis der ikke på forhånd er sat ord på, hvad arrangementet skal opnå, bliver det svært at vurdere andet end, om folk så ud til at have haft en god dag.
Og det er måske den vigtigste grund til at begynde med målet.
Når virksomheden ved, hvad deltagerne skal tage med sig, bliver det lettere at vælge venue, indhold, format og aktiviteter med mening. Og når arrangementet er slut, er der noget konkret at holde oplevelsen op imod.
På den måde bliver eventet ikke bare en flot dag i kalenderen, men en del af en større kommunikations- eller forretningsmæssig opgave, hvor rammerne først giver værdi, når de understøtter det, virksomheden faktisk vil opnå.
